PTAの役員決めで「広報委員ってどうなんだろう？」と気になっていませんか？
なんとなく大変そうなイメージはあるけれど、実際にどんなことをするのかは分かりにくいですよね。
私は実際にPTA広報委員を経験し、さらに委員長も務めました。
この記事では、広報委員の仕事内容や大変だったこと、やってみて感じたリアルな本音をまとめています。
これから役員を引き受けるか迷っている方の参考になれば嬉しいです。
広報委員の仕事
広報委員の主な仕事は、学校だよりとは別に配布される「PTA広報誌」の作成です。
具体的には、
- 行事の写真撮影
- 先生や生徒への取材
- 記事の作成
- レイアウトの確認
- 印刷・配布の準備
などがあります。
学校によって多少違いはありますが、年間を通して数回発行することが多いです。
具体的な活動の流れ
広報誌の作成はこのような形で進めていきます。
- 1どんなことを載せるのかを企画する
- 2担当を決める
- 3取材をする
- 4記事を書く
- ５下書きをチェックし、OKなら印刷を発注
といった感じです。
記事の企画や作成ってなんだか大変そう…と思いますよね。
私も最初はそう感じていました。
でも実際はすべてを一人でやるというより、学校や他の委員さんと協力しながら進めていくことが多いです。
ここからはもう少し詳しく内容を紹介していきます。
記事内容の企画をする
どんな内容を載せるかの企画は学校によってやり方が違うと思います。
うちの子の学校では「3年以上前の広報誌を参考にする」という方法でした。
理由は、3年以上前のものなら内容が被りにくいからだそうです。
初めて聞いたときは、「なるほど…！」と納得しました。
一方で、近隣の学校では毎年一から企画を考えているところもあるようで、それはそれで大変そうだなと感じました。
とはいえ、実際の内容は学校行事（作品展・運動会・卒業式など）が中心になることが多いです。
そこに季節に合わせたテーマを少し加えるだけでも十分記事としてまとまります。
たとえば、梅雨の時期なら「食中毒について」秋なら「読書」など、身近なテーマで大丈夫です。
また、過去の広報誌を参考にできる場合は、それをもとに考えればいいのでそこまで悩むことはありませんでした。
もし思いつかなくても他の役員の方がアドバイスをくれることも多いので、そこまで心配しなくても大丈夫だと思います。
担当を決める
記事の内容が決まったら次は担当を決めていきます。
委員の人数が多ければ1人あたりの負担は少なくなりますが、人数が少ない場合はいくつかの記事を担当することもあります。
基本的には、自分が取材できそうな日程の中から担当したい記事を選んで希望を出します。
学校行事は年間スケジュールがある程度決まっているので、あらかじめ予定が合わせやすいものを選べば大丈夫です。
その後、全員の希望を調整しながら担当が決まっていきます。
また、学校によっては広報誌のレイアウトを担当する人が必要になることもあります。
ちなみに私のときは、パソコンで作業ができる方がその役割を担当していました。
その代わり、その方は記事作成を免除されていたので特定の人だけ負担が大きくなるということはありませんでした。
取材をする
取材は内容によるのですが、例えば
- 運動会などの行事について載せるのなら写真を撮る
- 先生や地域の方のお話などを載せる時は直接聞きに行ったり、原稿を書いてもらう
- 子供達からお題に沿ったアンケートをとる
などがあります。
ちなみに、うちの子の学校では、先生や地域の方に直接取材をするのではなく原稿を書いてもらうことが多かったです。
アンケート形式の記事は書きやすい反面、集計作業に少し手間がかかります。
一方で、原稿をお願いするタイプの記事であれば誤字脱字のチェックが中心になるので、比較的負担は少なめでした。
そのため、できるだけ負担を減らしたい場合はこういった記事を選ぶのもひとつの方法だと思います。
記事を書く
取材した内容をもとに実際に記事を書いていきます。
ちなみに、うちの子の学校では「過去の記事を参考にしながら、言い回しを少し変える程度でOK」と言われていました。
最初は正直「それって記事を書く意味あるのかな？」と思ったのですが、その分負担が少ないのは助かるなと感じました。
一方で、広報に力を入れている学校では担当者が一からオリジナルの記事を書く必要がある場合もあるようです。
そういった学校だと少し大変に感じるかもしれません。
そのため、どんなやり方なのか分からない場合はこれまでに配られた広報誌を残しておくのがおすすめです。
いざ広報委員になったときに参考になることが多いと思います。
下書きのチェックと印刷
すべての記事が揃ったら、レイアウトされた下書きをみんなでチェックします。
誤字脱字がないか確認したり、写真に問題がないかを見ていく作業です。
作業自体はそれほど難しいものではありません。
ただ、毎回全員参加だったので「グループLINEで確認できたら楽なのにな…」と感じていました。
というのも、誤字脱字や写真についてはそれまでに担当者や先生が何度もチェックしているため、実際には10分もかからず終わることがほとんどだったからです。
それくらいシンプルな確認作業です。
そして、下書きのチェックで問題がなければ最後に先生の確認を経て、印刷会社へ発注する流れになります。
一通りの流れを見ると大変そうに感じるかもしれませんが、実際はそこまで負担が大きいわけではありません。
多くの場合、委員は2人1組で1つの記事を担当することが多く、年間で担当する記事も1回程度です。
取材も基本的には1回だけですし、記事作成もペアの方とLINEなどでやり取りできるので、わざわざ集まる必要はありません。
また、2人で分担すれば作業量はかなり少なくなるため、あまり時間が取れない方でも対応しやすいと思います。
仮に人数が少なくて1人で担当する場合でも、よほど少人数でない限り、複数の記事を抱えることは少ないはずです。。
委員長や副委員長の仕事
ここまでで、広報委員の基本的な流れはなんとなくイメージしていただけたでしょうか。
ここからは、委員長・副委員長の役割についてお話ししていきます。
やはり委員長になると、一般の委員とは少し違い負担が増える場面もありました。
あくまで私の経験ベースにはなりますが、これから引き受けるか迷っている方の参考になれば嬉しいです。
委員長の仕事
委員長の仕事内容についてですが、私のときは一般的なイメージとは少し違っていました。
主な仕事は、
- 活動スケジュールの調整
- 印刷会社への発注
- 周辺の学校との会議への参加
- 記事の進行状況の確認
などです。
私の場合はグループLINEを作ってスケジュール調整や連絡事項の共有をしていたため、個別でやり取りをすることはほとんどありませんでした。
また、印刷会社への発注も、日時や部数などを学校や本部役員の方から指示された通りに伝える形だったので、特別難しい作業ではありませんでした。（間違えないように気は使いますが…）
周辺の学校との会議については地域によってはない場合もあると思いますが、私のときは前年度の活動内容を発表する場がありました。
一方で、記事作成については「他の委員より負担が多いから」と、委員長は担当を免除してもらえていました。
こうして見ると大変そうに感じるかもしれませんが、実際の活動頻度は月に1回あるかないか程度でした。
また、委員長だからといって常に前に立つというよりは本部役員の方の説明を受けながら進めることが多く、思っていたより負担は大きくありませんでした。
副委員長の仕事
副委員長については、基本的には一般の委員と大きく変わらないことが多いと思います。
委員長のサポートや不在時の代理といった役割はありますが、私のときは実際にそのような場面はほとんどありませんでした。
ただ、学校によっては役割が細かく分かれている場合もあるかもしれません。
そのため「基本は通常の委員と同じで、何かあったときにサポートする立場」くらいに考えておくとイメージしやすいと思います。
また、私の学校では特別な業務がなかったため、副委員長も一般の委員と同じように記事作成を担当していました。
全体として見ると、委員長よりは負担が少ないケースが多いのではないかと思います。
広報委員をやってみた感想
正直なところ「できればPTAの活動はやりたくないな」と思っていたのが本音です。
そんな私ですが、実際に広報委員長を経験して感じたことをまとめてみます。
※少し本音多めなので、興味のない方は読み飛ばしてください。
委員長の仕事の中で大変だったのは、スケジュール調整でした。
できるだけ多くの人が参加できるように日程を決める必要があり、全員の都合を確認しながら調整するのが思っていた以上に大変でした。
私の年度は委員が12人ほどいたのですが、「昼がいい」「夜しか無理」「この曜日だけ」など、それぞれの都合がなかなか合わず、日程を決めるのに苦労しました。
私自身も仕事をしていたため、休みを調整しながらほとんどの活動に参加していました。
本来であれば委員長でも欠席はできると思うのですが、最初に声をかける立場として「自分は欠席でお願いします」とは言いづらく、結果的にすべて参加していた形です。
今思えば、これは完全に性格の問題だったなと感じています。
また、「大変」というよりは運が悪かったのですが、周辺の学校との会議で活動内容を発表する役に当たってしまいました。
毎年ではなく数年に一度回ってくるものらしく、たまたまその年に当たってしまった形です。
原稿自体は先生が用意してくれるのですが、人前で話すのが苦手な私にとってはかなりハードルが高く「もう委員長はやりたくないな…」と思った出来事でした。
このように、委員長はそれなりに大変な部分もあります。
ただ、一般の委員の場合は、年間で1つの記事を担当する以外は大きな負担はなく「思っていたよりも大変ではない」と感じました。
予定が合わない場合は欠席もしやすいですし、無理なく関わることもできます。
また、行事の取材では通常は入れない場所から写真を撮れるなど、少し特別な経験ができるのも印象的でした。
とはいえ、仕事をしていると時間を取られることには変わりないので「できれば避けたいな」と思う気持ちも正直あります。
まとめ：広報委員は委員長になると大変だけどそれ以外は想像より楽
今回はPTA広報委員の活動についてまとめてみました。
これから経験する方に向けて、メリット・デメリットも簡単に整理しておきます。
【メリット】
- いろいろな保護者の方と知り合える
- 普段あまり関わらない先生と交流できる
- 行事で特別な場所から子どもの様子を見たり撮影できる
【デメリット】
- 委員長などになると負担が増えることがある
- 頻度は少ないものの時間を取られる
- ペアによってはやりづらさを感じることもある
PTA広報委員は決して楽な役ではありませんが、実際にやってみると想像していたよりは大変ではないと感じました。
委員長などにならなければ記事作成も年に1回程度で、都合が悪いときは無理せず調整することもできます。
また、作る側になってみて初めて「こんなふうに作られているんだ」と興味を持てたのも印象的でした。
「広報委員なんてちょっと憂うつ…」と思っている方も、実際にやってみると「意外となんとかなる」と感じるかもしれません。
もし担当することになったら、無理のない範囲で関わってみてくださいね。
この記事が、これから広報委員をやる方の参考になれば嬉しいです。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
